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Especificaciones

Febrero 2015

Particularidades de las especificaciones

"Especificaciones" se refiere a un documento contractual que describe lo que espera el cliente de parte del contratista.

Es un documento que describe, en la forma más precisa posible y en términos simples, las necesidades que el contratista debe cumplir. Sólo el contratista es, en efecto, competente para proponer una solución técnica adecuada. Preferentemente, las especificaciones deberán describir la necesidad en términos funcionales, independientemente de la solución técnica; excepto las especificaciones del entorno técnico dentro del cual deberán ajustarse las soluciones solicitadas. Por un lado, el documento le asegura al cliente que los productos cumplen con lo que está escrito, y, por otro lado, evita que el cliente cambie sus deseos mientras el proyecto está en curso y le solicite al contratista nuevas funcionalidades que no estaban contempladas inicialmente.

Las especificaciones también deben contener toda la información necesaria para que el contratista juzgue el tamaño y la complejidad del proyecto de manera que pueda hacer la oferta lo más apropiada posible en términos de costos, plazos, recursos humanos y garantía de calidad.

En este sentido, es un documento de referencia que elimina toda ambigüedad en lo que se refiere a las expectativas. Además, es una herramienta de diálogo que le permite al contratista consultar con el cliente para poder comprender cabalmente las exigencias del mismo. Sin embargo, las especificaciones no son necesariamente estáticas. Su contenido puede ser naturalmente modificado durante el curso del proyecto. A pesar de que lo ideal es dejar todo establecido al principio, se puede dejar lugar para una futura cláusula que podrá ser añadida luego de ser aceptada por ambas partes.

Elementos principales

Contexto

Generalmente, las especificaciones comienzan con una sección que describe el contexto, el cual incluye, en particular, el posicionamiento político y estratégico del proyecto.

Objetivos

Las especificaciones deberán permitir el rápido entendimiento de los objetivos para que el contratista pueda entender el propósito del proyecto.

Vocabulario

Algunos proyectos fallan como consecuencia de malentendidos y, en particular, por una falta de cultura y vocabulario común entre el cliente y el contratista. De hecho, cuando el cliente cree que está utilizando un término genérico, el contratista a veces lo interpreta como un término técnico con un significado específico.

Alcance

El alcance del proyecto le permite al contratista y al cliente determinar la cantidad de personas o recursos involucrados en su implementación.

Programación

La programación deseada por el cliente debe ser totalmente clara y explícita e incluir la fecha de finalización del proyecto. Idealmente, los acontecimientos se especificarán para evitar el "efecto túnel".

Disposiciones legales

Las especificaciones son documentos contractuales firmados por el contratista y el cliente. Generalmente poseen un número determinado de disposiciones legales que determinan, por ejemplo, el nombre del propietario de los derechos de propiedad intelectual del proyecto, el monto de penalización en caso de infringir el plazo de las disposiciones contractuales o los tribunales asignados para la presentación del litigio.

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