Cómo organizar una reunión

Mayo 2015

Introducción

Las reuniones permiten compartir, dentro de un grupo de personas, el mismo nivel de conocimiento acerca de un tema o problema y además una toma de decisiones colectiva. En efecto, las decisiones tomadas en forma colectiva, con representantes de las diversas entidades involucradas, serán aceptadas con mayor facilidad por todas las partes implicadas.

Sin embargo, las reuniones son "cronófagas" (es decir que "insumen mucho tiempo") y por lo tanto, deben ser lo más cortas posible y llevarse a cabo con un alto grado de eficacia a fin de resolver rápidamente los temas a tratar.

La conducción de una reunión hace referencia al conjunto de acciones que deben tomarse para organizar y llevar a cabo una reunión en buenas condiciones y que permita el seguimiento de sus resultados.

Este artículo es una recopilación de recomendaciones para ayudarlo a organizar sus reuniones. No existen, bajo ninguna circunstancia, normas obligatorias.

Antes de la reunión

Motivo de la reunión

Antes que nada, el propósito de la reunión debe elaborarse con madurez para evitar reuniones sin sentido:

  • ¿Cuál es el objetivo de la reunión?
  • ¿Una teleconferencia sería suficiente?
  • ¿Una conferencia en la Web o una reunión virtual (Internet) sería suficiente?

Alcance de la reunión

  • Número y capacidad de los participantes: Es conveniente reducir el número de los participantes para evitar reducir la eficiencia de la reunión. También es necesario armonizar el perfil de los participantes, en particular en lo que se refiere al nivel técnico y político.
  • Duración: Idealmente, una reunión no debería durar más de 2 horas.
  • Agenda: La agenda delimita la programación del trabajo en temas correctamente formulados. Es necesario establecer plazos correctos para tratar los diversos puntos de la agenda.

Fecha y reserva de la sala

Dependiendo del número de participantes, es necesario encontrar una sala de conferencias gratuita en una fecha en la que los participantes estén disponibles. En lo posible, se deberán evitar los períodos de vacaciones escolares.

La fecha de la reunión deberá establecerse con 15 días de anticipación, como mínimo, para que puedan enviarse las invitaciones y los avisos a los participantes en un plazo razonable.

En particular, deberá escogerse la sala en base a las siguientes limitaciones:

  • Capacidad de la sala (en términos de cantidad de asientos),
  • Dimensiones y forma de la sala (dependiendo de si existen presentaciones o actividades),
  • Necesidad de acceso a Internet,
  • Necesidad de ordenadores y un equipo audiovisual (video proyector)

Aviso a los participantes

Se deberá distribuir la agenda a todos los participantes, especificando, entre otros detalles, el lugar de la reunión y la hora de inicio y finalización de la reunión. En los casos pertinentes, deberá difundirse un programa que sintetice los servicios principales (metro, paradas de ómnibus, estaciones de trenes) que se encuentran en las proximidades del lugar de reunión.

En lo posible, y para optimizar la eficiencia de los intercambios, se podrá preparar un documento introductorio, que se enviará antes de la reunión y en el cual deberá especificarse el contexto, incluyendo algunos temas clave. De esta manera, los participantes podrán prepararse mejor para dicha reunión.

  • Aviso: Dependiendo del negocio o de la organización, deberán enviarse avisos a las personas involucradas para que puedan hacerse cargo de determinadas tareas. Existen limitaciones regulatorias que permiten la validación del viaje del personal.
  • Invitación: se deberá enviar una invitación dirigida a los participantes además de la invitación al personal del negocio o de la organización.

Durante la reunión

Discusiones en la mesa redonda

Una "discusión en la mesa redonda" le permite a cada participante presentarse brevemente. Así, las personas nuevas o el personal externo podrán conocer el título de cada participante.

Se recomienda encarecidamente solicitar a los participantes que realicen un esfuerzo especial al describir sus actividades y, en particular, que eviten utilizar abreviaturas o siglas.

Elección de un secretario

Es conveniente "designar a un voluntario" para que confeccione un borrador del informe. En caso de que se realicen varias reuniones, cada participante deberá ser secretario por turno.

Hoja de firmas

En las reuniones que involucren a personas con una tarea determinada, será necesario hacer circular una hoja de firmas para permitir a los servicios financieros validar los costos del viaje. Se adjunta a este documento un modelo de hoja de firma.

Resumen del informe anterior acerca de las decisiones

En caso de que se realicen varias reuniones, las decisiones tomadas en reuniones anteriores podrán ser repasadas para refrescar la memoria de los participantes o bien para seguir de cerca el progreso de su implementación.

Reseña de la agenda

Antes de llegar al tema principal, es conveniente resumir brevemente la agenda del día, indicar el tiempo que se dedicará a cada tema y nombrar a las personas que participarán en la reunión.

Los temas importantes de la agenda deberán ser tratados al comienzo de la reunión, cuando la concentración está en su punto máximo y para evitar correr el riesgo de tener que abordarlos superficialmente al final de la reunión.

Cómo lograr que los participantes se distiendan

Para lograr que los participantes se distiendan, podrá servirse café o simplemente botellas de agua al comienzo de la reunión. Además, una sala con buenas dimensiones y con una temperatura estable puede mejorar la eficiencia de la reunión.

Cómo elaborar un informe de decisiones

Un "informe de decisiones", creado en forma colectiva por todos los participantes, le permite destacar las decisiones más importantes tomadas durante las discusiones. El informe de decisiones no puede ser meramente pasivo: una persona deberá estar a cargo de la implementación de cada acción y será necesario establecerse un plazo tentativo para cada una.

Fecha de la siguiente reunión

En caso de que se trate de una serie de reuniones, sería importante aprovechar la presencia de los participantes para acordar una fecha para la siguiente reunión que resulte conveniente para todos.

Después de la reunión

Cómo consignar las notas

Se recomienda consignar las notas mientras la reunión todavía está fresca en su mente, es decir inmediatamente después de la reunión, ya que las notas tomadas durante la misma recurren a la "memoria de corto plazo". En particular, las notas deben incluir lo siguiente:

  • Tema de la reunión,
  • Fecha de la reunión,
  • Participantes (y personas ausentes con aviso),
  • Orden del día,
  • Resumen de cada tema del orden del día,
  • Informe de las decisiones.

De no contar con notas, será indispensable crear un informe sencillo de las decisiones.

Las notas tienen varios propósitos:

  • Registrar las decisiones.
  • Formalizar el trabajo realizado para permitir, por ejemplo, que las personas que no asistieron a la reunión puedan tener conocimiento de lo que sucedió desde el comienzo hasta el final.
  • Capitalizar la información para la memoria.

Distribución de las notas

Para que tengan validez, las notas deberán ser distribuidas a todos los participantes. Si después de aproximadamente una semana, alguna persona sugiere algunas correcciones, la nota final deberá ser enviada nuevamente a todos los participantes.

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