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Cómo establecer un procedimiento de calidad

Febrero 2015

Cómo establecer un procedimiento de calidad

Para mejorar la calidad (eliminando la calidad deficiente y mejorando el proceso de trabajo) en una compañía es necesario que tanto la administración como los empleados reflexionen a fin de definir los objetivos alcanzables en términos de calidad que puedan ser aceptados por todos.

Una "política de calidad" incluye las directivas y objetivos generales, en términos de calidad, dispuestos por la administración de una compañía y formalizados en un documento escrito. La política de calidad define las directivas e intereses buscados en términos de satisfacción del beneficiario.

El término "procedimiento de calidad" se refiere al enfoque y a la organización operativa usados para alcanzar los objetivos establecidos por la política de calidad.

Antes que nada, es preciso realizar el inventario de la compañía que permitirá delinear en detalle a la organización y describir con claridad el proyecto de la misma:

  • los objetivos generales de la compañía
  • la organización y responsabilidades generales: ¿quién hace qué?
En esta etapa, se puede definir una nueva estructura que considere la organización de calidad. Esta "reorganización drástica" permite que las compañías redefinan su actividad y objetivos principales y constituye un medio para atenuar la resistencia al cambio.

En tanto el objetivo de calidad sea la satisfacción del beneficiario, es esencial definir a los beneficiarios correctamente.

Dado que la implementación de un procedimiento de calidad generalmente requiere cambios en la organización, el procedimiento debe empezar por dar participación al nivel jerárquico más elevado. La redacción de una carta de compromiso firmada por la administración sienta el procedimiento de manera inamovible y legitima a un administrador de calidad cuando se implementan cambios en la operación.

Un procedimiento de calidad depende de los sucesivos planes de acción que permiten que una compañía establezca con exactitud y formalice los objetivos a corto plazo y los medios para alcanzarlos.

El inicio de un procedimiento de calidad implica sobre todo el establecimiento de un nuevo espíritu compartido por todos los miembros de la compañía. Por lo tanto, un proyecto exitoso depende en gran parte de la comunicación que rodea a su implementación. De este modo, una campaña de comunicación permitirá que los empleados se informen acerca de las medidas que se han tomado y encuentren su lugar dentro del proyecto de la compañía.

Compromiso formalizado por la administración

Con frecuencia, un compromiso formalizado por el equipo de administración implica una carta escrita (generalmente denominada carta de compromiso) que sintetiza los objetivos principales establecidos por la administración. Esta carta, considerada muchas veces una simple declaración de propósito de poca utilidad, en realidad es una herramienta extremadamente útil, ya que sienta todo el procedimiento de manera inamovible y proclama la importancia que la administración confiere al procedimiento.

Plan de acción de calidad

La redacción de un plan de acción de calidad debe ser un esfuerzo grupal que implique a todos los empleados así como a la administración media.

Cada plan de acción es un proyecto en sí mismo que incluye un estado inicial, un objetivo, un plazo de tiempo, los medios para lograrlo y un programa riguroso. Por lo tanto, para evaluar el logro de los objetivos establecidos para cada plan de acción, se debe definir y presentar un cierto número de indicadores en cada reunión del comité de calidad.

Artículo escrito el 16 de diciembre de 2004 por Jean-François Pillou

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Como-establecer-un-procedimiento-de-calidad.pdf

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