Contratista y cliente

• Cliente

  El término cliente se refiere a la entidad que posee la necesidad, que define el objetivo del proyecto, el programa y el presupuesto específico. El resultado esperado del proyecto es la creación de un producto, llamado trabajo.

  El cliente está a cargo de la idea básica del proyecto, y representa, en este sentido, al usuario final al cual está destinado el producto.

  Así, el cliente es responsable de la expresión funcional de las necesidades, pero no necesariamente posee la competencia técnica que se necesita para implementar el trabajo.

• Delegado del cliente

  Si el cliente no posee el conocimiento especializado necesario para comenzar el proyecto, puede designar a un delegado (especializado en gestión de proyectos). Esto se denomina asistencia al cliente. El delegado del cliente es el responsable de actuar como intermediario entre el contratista y el cliente y deberá ayudar al cliente a definir sus necesidades y verificar con él la viabilidad del objetivo. El delegado del cliente no es un sustituto del cliente y por lo tanto no es directamente responsable ante el contratista.

• Contratista

  El contratista es la entidad contratada por el cliente para llevar a cabo el trabajo, bajo los términos y sujeto a los plazos del cliente. También deberá tomar en cuenta la calidad y los costos determinados por el cliente según lo dispuesto en el contrato. Por lo tanto, el contratista es responsable de las elecciones técnicas inherentes a la realización del trabajo de acuerdo con los requisitos del cliente. Así, el contratista tiene la responsabilidad, en el contexto de su trabajo, de designar a una persona que se haga cargo del correcto progreso del proyecto (generalmente denominado "gestión de proyectos"); esta persona será el director del proyecto.

• Subcontratistas

  Si el contratista no posee los recursos necesarios dentro de la organización para determinadas tareas, deberá utilizar una o más compañías externas, conocidas como subcontratistas (cada una de las compañías se denomina subcontratista o proveedor). Cada subcontratista forma un subgrupo dentro del proyecto con el contratista, pero no es directamente responsable ante el cliente, aún cuando el cliente tenga el "derecho de controlar" el estilo de trabajo del subcontratista.

• Diagrama de resumen

  

Relaciones contratista-cliente

• Diferencias entre los roles del contratista y del cliente

  Es esencial distinguir entre el cliente y el contratista para la realización del proyecto, ya que esta distinción deja bien en claro las responsabilidades de cada una de las entidades. También es importante asegurarse de que la determinación de las necesidades sea sólo responsabilidad del cliente. De hecho, a veces sucede que el cliente delega elecciones funcionales al contratista bajo el pretexto de falta de conocimiento técnico (específicamente, un servicio de organización de TI que se hace cargo del proyecto y de su puesta en marcha desde la fase de notificación de las necesidades). Sin embargo, sólo el cliente es capaz de saber cuáles son las necesidades de sus usuarios. La falta de conocimiento de los roles de cada una de las entidades crea el riesgo de que surjan conflictos en los que cada una de las partes responsabilice a la otra.

  Por otro lado, si bien el contratista debe tomar en cuenta los requisitos iniciales del cliente, esto no significa que no pueda agregar nuevas funcionalidades durante el curso mismo del proyecto si lo considera apropiado. Sin embargo, el contratista está a cargo de las elecciones técnicas, sin importar lo poco que se adapten a los requisitos que el mismo cliente haya propuesto.

  Finalmente, un cliente puede decidir que determinado producto es capaz de ajustarse a sus necesidades, comprarlo y luego recurrir al contratista (por ej. en un servicio de TI) para que realice adaptaciones del producto.

  La distinción entre contratista y cliente es incluso más difícil si las dos entidades forman parte de una misma estructura corporativa. En casos como estos, es aún más importante definir claramente los respectivos roles de ambas entidades.

• Comunicación entre el contratista y el cliente

  Para garantizar que el proyecto se desarrolle correctamente, es necesario definir claramente las funciones de cada entidad y designar a un representante del cliente y a un contratista. En caso de ser necesario, deberá organizar una reunión con los directores de proyecto del cliente, los directores de proyecto del contratista y el delegado del cliente (en caso de ser necesario), para resolver los conflictos relacionados con los requerimientos del cliente o con la coordinación del proyecto.

  Finalmente, es necesario establecer un plan de capacitación que permita al contratista y al cliente compartir un mismo lenguaje y una misma concepción del proyecto en lo que se refiere a los métodos de ejecución del proyecto, a las entrevistas, a las reuniones, etc.