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Introducción a las fórmulas

El uso más importante de la hoja de cálculo es automatizar la realización de cálculos, o sea, utilizar celdas para realizar operaciones basadas en valores de otras celdas. La hoja de cálculo vuelve a calcular todos los valores cada vez que se modifica el valor de una celda.

Una fórmula se usa para representar una expresión, la cual, una vez que ha sido ingresada a la celda, permite que la hoja de cálculo realice cálculos basados en los valores de otras celdas y muestre los resultados.

Las fórmulas también pueden contener referencias a otras celdas, expresiones o funciones.

Cómo ingresar una fórmula

El ingreso de una fórmula se realiza al seleccionar una celda y al utilizar la barra de fórmulas.

Para ingresar una fórmula se debe escribir el signo igual (=) y entonces ingresar las referencias de celda de las celdas a utilizarse y los operadores y/o funciones.

También se puede hacer clic en el botón de fórmula en la barra de fórmulas. El ejemplo más abajo demuestra cómo se utiliza una fórmula en la celda C15 para calcular la suma de las celdas D11 y D13.

Al presionar Enter, la hoja de cálculo calcula el valor de la celda C15 y muestra el resultado:

Ejemplo práctico

El ejemplo más adelante ilustra el uso de fórmulas para calcular de manera automática el precio con impuesto incluido (impuesto incluido) de una lista de artículos de los que se da el precio "sin impuesto" (S.I.) y luego se calcula el precio total de estos artículos.

Para obtener el precio con impuestos incluidos del artículo 34FR453 hay que adicionar el valor del impuesto al valor sin impuesto, es decir, el valor sin impuesto multiplicado por el IVA (19,6% en este caso):

Cantidad_I.I. = Cantidad_S.I. + Cantidad_S.I.*I.V.A

En el ejemplo de arriba:

• La cantidad de I.I. está en E6.
• La cantidad de S.I. está en D6.
• La cantidad de I.V.A. está en D11.

= D6 + D6*D11

Para calcular el importe I.I. del artículo 34FR453 primero se debe seleccionar la celda correspondiente a este cálculo (E6) y entonces comenzar a ingresar la fórmula (ya sea al empezar con el signo igual o al hacer clic en el botón de fórmula).

Por lo tanto, la hoja de cálculo se encuentra en el modo de ingreso de fórmula y:

• o se ingresa la fórmula directamente con el teclado,
• o se crea la fórmula al seleccionar las celdas una a la vez.

En el segundo ejemplo, al hacer clic en la celda D6, automáticamente se agregará su nombre a la barra de fórmulas. Al hacer otro clic en esta celda, se mostrará D6+D6 debido a que la adición es la operación predeterminada en la hoja de cálculo. Se debe presionar el botón * para seleccionar la multiplicación y luego se debe seleccionar la celda D11.

Para finalizar el ingreso de la fórmula, se debe presionar la tecla Enter en el teclado o utilizar el botón Enter en la barra de fórmulas. La hoja de cálculo mostrará el resultado del cálculo en la celda E6:

Cómo copiar fórmulas

Puede suceder que se quiera copiar esta fórmula y utilizarla para otros artículos. Se debe seleccionar la fórmula en la celda E6, copiarla y seleccionar el bloque de celdas desde la E7 a la E9 (escritas (E7:E9) y pegar la fórmula previamente copiada. Éste es el resultado:

Aquí, la fórmula copiada no produce los importes correctos:

En efecto, al hacer clic en una de estas celdas puede verse que la hoja de cálculo hace referencia al precio sin impuesto correcto pero la referencia a la celda con el valor IVA es incorrecta (D13 en vez de D11).

La razón de esto es que las referencias ingresadas anteriormente eran referencias relativas. En consecuencia, la hoja de cálculo realiza un desplazamiento automático en las referencias de las celdas al copiar la fórmula. Por eso, y para evitar que la hoja de cálculo desplace la celda con el valor IVA, se debe usar una referencia absoluta ($D$11). Entonces, se debe rehacer la fórmula:

La hoja de cálculo ahora da un resultado coherente:

Utilización de funciones en fórmulas

Las funciones también pueden usarse en fórmulas, lo que permite realizar cálculos más avanzados. La mayoría de las hojas de cálculo ofrecen una gran cantidad de funciones integradas (Excel tiene más de 400).

A continuación, el mismo ejemplo anterior: para calcular automáticamente el total sin impuesto y el total con impuesto incluido de los pedidos hay que usar la función suma(). Para hacerlo, se debe seleccionar la celda donde se mostrará la suma, ingresar la fórmula (comenzando con el signo =) y utilizar la función suma(). Existen varias formas de ingresar la función suma():

• Al escribirla manualmente en la barra de fórmulas.
• Al usar el botón de funciones que permite elegir la función de una lista.

  

• Al usar el botón de suma directamente.

  

• Ingresar con el teclado las referencias de las celdas seleccionadas.
• Seleccionar las celdas o los bloques de celdas que se utilizarán.

Éste es el resultado calculado por la hoja de cálculo: