Dejar a sus empleados la elección del teletrabajo o quedarse en la empresa. Actualmente, trabajar a distancia es posible gracias a las herramientas de comunicación y las herramientas colaborativas.
Estas herramientas permiten al teletrabajador permanecer informado sobre las actividades de la empresa y participar en tiempo real en los proyectos en curso del mismo modo que si trabajase en las instalaciones de la empresa.
Herramientas de comunicación
Las numerosas herramientas poco onerosas y fáciles de utilización existen para transmitir información, instrucciones o archivos entre colaboradores:
- Correos electrónicos: utilización corriente por todos los profesionales para la transmisión de documentos, especialmente por la transferencia de archivos adjuntos.
Outlook,
Thunderbird.
- Mensajería instantánea: para escribir y recibir en tiempo real instrucciones cortas y precisas, comunicar rápidamente el avance del trabajo y permanecer en contacto permanente. Si usted y sus colaboradores poseen una webcam, entonces la videollamada es posible.
MSN Messenger,
Google Talk.
- Softphones o ToIP: para llamar gratuitamente de PC a PC. Los softphones son programas de telefonía que hay que descargar e instalar directamente en el ordenador. Después de la descarga, solo tiene que indicar una dirección de mensajería que luego comunicará a sus colaboradores. Algunos softphones tienen otras funciones: envío de archivos, mensajería instantánea, videollamada.
Skype,
Windows Live Call,
Wengo,
Yahoo Messenger,
Google Talk
- Voz sobre IP: casi todos los proveedores de acceso a Internet ofrecen ahora un servicio de VoIP, para llamar gratuitamente de teléfono fijo a teléfono fijo.
- Videoconferencia web: para efectuar reuniones virtuales, sin la necesidad de estar alrededor de una mesa, solo se necesita una conexión a Internet.
Funcionalidades de las soluciones de videoconferencia web: envío de aplicaciones, de documentos, de navegadores web, presentación y modificación de documentos en línea (especialmente presentaciones
Powerpoint), chat, mensajería instantánea, pizarra digital, etc.
WebEx,
Office Live Meeting,
Raindance,
Genesys.
Herramientas de colaboración
Las herramientas colaborativas permiten al teletrabajador participar, seguir en tiempo real el avance de los proyectos y las intervenciones de cada uno, mediante las herramientas de creación y seguimiento.
- Las herramientas de trabajo en grupo
Estas herramientas permiten a varias personas trabajar a la distancia sobre el mismo documento de trabajo.
La ventaja: las modificaciones efectuadas no borran las versiones precedentes.
El inconveniente: los colaboradores no pueden intervenir al mismo tiempo sobre el mismo documento, intervienen uno luego el otro.
El
wiki es un sitio web que puede ser modificado libremente por sus usuarios. En la empresa, la wiki es una excelente herramienta para compartir el conocimiento. Fomenta la participación de todos a los proyectos de la empresa: cada usuario puede añadir, editar o corregir las páginas existentes en la wiki. Las antiguas versiones siguen siendo accesibles.
Xwiki,
Mediawiki,
DokuWiki.
El programa de procesamiento de textos Word posee una herramienta que permite anotar un texto para proponer correcciones, puede también ser una buena herramienta de trabajo compartida por los teletrabajadores. Para acceder a esta opción, haga clic en revisar y en el cuadro de seguimiento elija un panel de revisiones. Haga la modificación, haga clic en entrada, la modificación se exhibe en forma de folleto coloreado a la izquierda o parte inferior de su texto. O coloque el curso en el lugar deseado, haga clic en Nuevo comentario y escribe en el espacio que aparece.
Los foros son otra herramienta de teletrabajo. Los teletrabajadores pueden encontrar a sus colaboradores en esta plataforma de intercambio para compartir sus ideas, intercambiar sus puntos de vista, por ejemplo sobre el estado de avance de un proyecto.
Algunos sitios web para crear un foro de forma gratuita:
Foroactivo.com,
Creatuforo.com,
My-forum.org.
- Las herramientas de acceso a la información
Estas herramientas permiten a los teletrabajadores acceder rápidamente a todos los documentos y a la información ya existentes en la empresa.
Además de ser un espacio de intercambio de ideas y de trabajo en grupo, un
wiki es un espacio de almacenamiento y un espacio para compartir información. Un wiki permite la libre circulación de la información entre todos los colaboradores de la empresa. Puede reagrupar los calendarios de proyectos, los balances de las reuniones, archivos y documentos de trabajo, descripción de los productos y servicios existentes.
Con la
la libreta de direcciones compartida es posible agrupar los contactos de cada miembro de la empresa.
- Las herramientas de coordinación
Estas herramientas de gestión de tareas facilitan el seguimiento de los proyectos y permiten organizar las interacciones entre contribuidores, teletrabajadores y personas encargadas de la validación.
Una vez distribuido el trabajo, los flujos de trabajo (workflow) se encargan de crear automáticamente las agendas, de administrar el almacenamiento de los documentos, de seguir la buena ejecución de los documentos y de lanzar alertas si los documentos no son devueltos a tiempo.
Estas soluciones son de pago:
WorkflowGen,
W4,
Cmlight,
Workflow.com,
Wfmc.
La
agenda compartida permite a los teletrabajadores de su empresa acceder en línea a la agenda de cada uno. La agenda compartida es actualizada en tiempo real y cada uno puede así organizar su tiempo de trabajo en función de la planificación de sus colaboradores para mayor eficacia.
Plataformas de teletrabajo
Las plataformas de teletrabajo para empresas cuentan con varias de las herramientas citadas anteriormente. La utilización de estas plataformas es de pago. Por ejemplo:
consultaline y
iscodem.
El microblogging
Existen servicios de comunicación llamados "microblogging" del tipo Twitter totalmente reservado para un uso "privado". Las empresas son las principales interesadas en estos servicios por el momento gratuitos. Se instalan muy rápidamente en cada puesto y permiten enviar mini mensajes accesibles únicamente a las personas que son miembros del grupo. Uno de los más conocidos es:
Yammer.
Véase también
Comunidad de asistencia y consejos.
El artículo original fue escrito por
josephine33. Traducido por
Carlos-vialfa.
