¿Cómo organizar su trabajo en situación de movilidad? Ya sea que se trate de desplazamientos profesionales regulares o puntuales, el trabajo nómada necesita una preparación adecuada y ciertos ajustes.
En el presente artículo encontrará consejos prácticos y una selección de aplicaciones móviles para permanecer productivo en configuración de trabajo móvil, desde un smartphone o una tableta táctil Android o iOS.
Planificar y organizar su desplazamiento profesional
¿Cuál dispositivo móvil escoger?
En ciertas configuraciones, la utilización de un smartphone es suficiente, especialmente en los desplazamientos durante cortos periodos de tiempo, con una configuración de trabajo mínimo (vigilancia).
Las tabletas táctiles, con el iPad a la cabeza, disponen actualmente de numerosas aplicaciones móviles, para facilitar el trabajo a distancia (optimizadas para este tipo de terminal).
Para escoger el buen material:
- Definir y priorizar sus necesidades: productividad y ofimática (software), comunicación (videoconferencia), gestión de correos electrónicos, trabajo colaborativo, la vigilancia de información etc. La utilización de un smartphone es, por lo general, suficiente en una configuración de la vigilancia y seguimiento de informaciones y de gestión mínima de correos electrónicos.
- Informarse sobre las condiciones de trabajo durante su desplazamiento: facilidad de acceso a puntos de acceso Wi-Fi, disponibilidad de espacios de coworking (en cuyo caso, la elección de un netbook es preferible).
Preparar un desplazamiento profesional: lista de verificación
- Preparar un correo electrónico de ausencia que cubre su período de indisponibilidad (por ejemplo: viaje en avión).
- Transferir documentos de la PC a la nube. Las aplicaciones móviles del servicio Dropbox permiten sincronizar fácilmente sus archivos a distancia.
- Sincronizar su agenda de direcciones con las agendas (PC y dispositivo móvil).
- Salvaguardar los datos de su dispositivo móvil, en caso de pérdida o en caso de robo de éste durante su desplazamiento.
- Configurar el acceso al servidor de la empresa desde su dispositivo móvil
- Proteger su dispositivo móvil: bloquear el acceso con una contraseña, pensar en desactivar el Bluetooth y el Wi-Fi cuando no son utilizados. Asegúrese que es posible borrar a distancia los datos de su smartphone.
- Activar en sus cuentas de redes sociales (Twitter, Facebook) el protocolo de conexión seguro HTTPS.
Las herramientas de videoconferencia y de compartimiento de pantalla
Estas herramientas, como Skype, facilitan la comunicación a distancia (reunión de trabajo) y el trabajo colaborativo (presentación de documentos y varios cambios simultáneamente)
La aplicación móvil Skype para iPad.
Servicios de videoconferencia y de compartimiento de pantalla
Aplicaciones móviles para el trabajo
Conexión a un ordenador distante desde su smartphone o tableta
La aplicación móvil TeamViewer (gratuito) para
Android e
iOS permite acceder desde su dispositivo móvil a sus ordenadores Windows, Mac y Linux de manera segura (cifrado de sesión 256 Bit AES), modificar sus archivos y administrar sus documentos a distancia.
Toma de notas, archivo, memorándums vocales
La aplicación Evernote (
Android,
iOS) del servicio online del mismo nombre permite tomar notas, crear y administrar listas de tareas, guardar páginas web, grabar y guardar sonidos, imágenes y archivos PDF.
También existe bajo la forma de aplicaciones para ordenadores de escritorio y servicio web, lo que permite sincronizar rápidamente las notas añadidas a medida de su utilización, cualquiera que sea el dispositivo utilizado.
Trabajo colaborativo
Almacenamiento y sincronización de archivos online : el servicio de alojamiento y de compartimiento de archivos multiplataforma Dropbox ofrece aplicaciones para
Android y
iOS para llevar y consultar fácilmente archivos durante sus desplazamientos. Permiten añadir archivos en sus favoritos para una consulta rápida offline.
Compartimiento y edición de archivos online
Google ofrece un servicio similar mediante
Google Drive. También hay una versión de la aplicación
Google Drive para Android para el almacenamiento, el compartimiento y la gestión de archivos online.
Google Drive es particularmente útil para administrar archivos alojados en la suite Google Docs.
La aplicación permite crear y modificar documentos Google con un formato avanzado. Es también posible modificar rápidamente hojas de cálculo. Las modificaciones son visibles en tiempo real para los usuarios que tienen acceso al archivo. También permite visualizar archivos PDF, presentaciones, etc.
SkyDrive de Microsoft, el equivalente de Google Drive y alternativa de Google Docs (almacenamiento de archivos en la nube, edición de archivos de Word, Excel y Power Point mediante Office Web Apps) es otra solución gratuita que facilita el trabajo a distancia. El acceso móvil a este espacio es facilitado por una
aplicación SkyDrive iOS.
Ofimática
Scanner portátil
La aplicación CamScanner (
Android y
iOS) permite digitalizar documentos físicos (notas, contratos, facturas, etc.) mediante la cámara de su smartphone, reemplazando ventajosamente un escáner durante un desplazamiento. Permite recortar automáticamente la imagen, mejorar la calidad y crear un archivo PDF de calidad.
Existe en versiones gratuitas y de pago (sin publicidad).
Impresión móvil
Ciertas aplicaciones permiten lanzar impresiones a partir de su smartphone, en la medida en que una impresora compatible esté conectada a internet.
Es el caso de la aplicación móvil Google Cloud Print, compatible con ciertos modelos de impresora HP ePrint, Kodak y Epson. Las órdenes de impresiones pueden ser enviadas directamente desde su smartphone Android (mediante la aplicación
Cloud Print para Android).
Con sus aplicaciones HP ePrint Home & Biz (
Android e
iOS), Hewlett Packard ofrece une solución similar a los usuarios de los modelos de impresoras HP.
Saber más
Organizar el teletrabajo con colaboradores en el extranjero
Véase también
Comunidad de asistencia y consejos.
El artículo original fue escrito por
CommentCaMarche. Traducido por
Carlos-vialfa.
