Por defecto, todos los email que recibimos son almacenados en la bandeja de entrada, sin ningún tratamiento en particular. Sin embargo es posible crear filtros que nos permitan administrar el flujo de mensajes entrantes. Con estos podemos etiquetar, archivar, eliminar, destacar o reenviar emails de manera automática. Para ello, hacemos clic en el vinculo “Crear un filtro” que se encuentra al lado de “Buscar en la Web”.


En la ventana que aparece, especificamos los criterios que deseamos utilizar para determinar las acciones a llevarse a cabo cuando recibamos un email:

• Remitente
• Destinatario
• Asunto
• Palabras contenidas
• Palabras excluidas
• Archivos adjuntos presentes

Ejemplo: Para buscar un correo enviado por una persona que se llama Javier, en el que se encuentren las palabras martes y reunión, debemos hacer lo siguientes:
En el campo “De:” escribimos “javier”
En el campo “Contiene las palabras:” escribimos martes reunión

Para ver si nuestra bandeja de entradas Gmail contiene ya uno o más correos que correspondan a los criterios ingresados, hacemos clic en el botón “Búsqueda de prueba”. El resultado aparecerá y si es negativo aparecerá el mensaje “No hay ningún mensaje que concuerde con tus criterios”.

Luego hacemos clic en el botón “Paso siguiente”. En la ventana que aparece debemos seleccionar la acción que deseamos se lleve a cabo en los mensajes que concuerdan con los criterios especificados:

• Omitir Recibidos (Archivarlo) – el correo es transferido de la bandeja de entrada a la carpeta ”Todos”
• Destacar – el mensaje aparecerá en la carpeta “Destacados” (la estrella cambiará a amarillo).
• Aplicar la etiqueta – explicaremos la noción de “etiqueta” más adelante.
• Reenviarlo a – el email es reenviado a otro correo electrónico. Una copia es conservada en la bandeja de entrada.
• Suprimirlo – el mensaje es enviado a la papelera.

También podemos marcar la casilla “Aplicar también filtro a las X conversación siguientes”, luego hacemos clic en el botón “Crear un filtro”.

Como lo hemos dicho en otro articulo, la creación de carpetas es imposible en Gmail. Sin embargo podemos organizar nuestros mensajes asignándoles etiquetas. Estas nos permiten encontrar fácilmente todos los mensajes que hayamos etiquetado. Para etiquetar un email, marcamos la casilla delante del remitente del email. Luego en el menú desplegable “Más acciones”, seleccionamos “Etiqueta nueva”.En la ventana de dialogo que se abre, escribimos el nombre de la etiqueta, que puede estar compuesto de varias palabras, como por ejemplo “vacaciones de verano”. Finalmente hacemos clic en “Aceptar”.

Truco: Es posible asignarle varias etiquetas a un mismo email.

Para encontrar rápidamente emails a través de su etiqueta, hacemos clic en la etiqueta que nos interesa en la sección “Etiquetas”, que se encuentra en la columna izquierda de la interfaz de Gmail, debajo de “Contactos”.
Para cambiar el nombre de una etiqueta, hacemos clic en el vinculo “Editar etiquetas”, luego en “Cambiar nombre”. Ingresamos un nuevo nombre y hacemos clic en “Aceptar”.

Para eliminar una etiqueta, hacemos clic en “Editar etiquetas”, luego en “Eliminar” en la etiqueta que deseamos eliminar. Finalmente hacemos clic en “Aceptar”. Esta operación no elimina los emails asociados a la etiqueta.

PD: El artículo original fue escrito por ChristophePineau, contribuidor de CommentCaMarche