La agenda compartida
La agenda compartida permite que los empleados de su compañía puedan acceder en línea a la agenda de sus colegas. La agenda compartida es actualizada en tiempo real, de este modo cada uno puede organizar su plan de trabajo en función del planning de sus colegas. Esta es una herramienta de trabajo muy importante que es necesario aprender a utilizarla.
Eficiencia en la organización
Ahorro de tiempo y productividad: ya no necesitará preguntar a un tercero o enviar gran cantidad de emails para conocer la disponibilidad de cada uno de sus empleados.
Ejemplo de empleo:
- Podrá fijar reuniones en la agenda de sus empleados, de acuerdo a sus plannings.
- Su asistenta puede fijar una reunión por usted en su ausencia, sin correr el riesgo de cometer un error o hacerla dos veces.
- Uno de sus colaboradores puede reemplazarlo teniendo inmediatamente a su disposición la información relativa a la reunión.
- Los profesionales que tienen que desplazarse regularmente tienen acceso permanentemente a la agenda actualizada en tiempo real, simplemente conectándose a Internet.
- Si es el dueño de una empresa, tendrá una visión global de la actividad de su empresa y del planning de sus empleados.
Cómo funciona
Para acceder a la agenda compartida es necesario ingresar una contraseña. Sus empleados pueden poseer permisos para acceder a la agenda, ya sea para sólo consultarla, o para añadir eventos y reuniones.
Como administrador de la agenda compartida, puede agregar y eliminar personas y administrar los permisos de acceso (acceso total, sólo de consulta).
La organización de la información en la agenda compartida se puede hacer según diversos criterios:
- hora y fecha
- naturaleza del evento: profesional, privado
- disponibilidad: ausente, libre ocupado
- periodicidad del evento
- importancia del evento
Se puede acceder a la agenda compartida desde cualquier ordenador, asistente personal o smartphone. Los plannings pueden ser guardados en agendas como Outlook y ser importadas en formato Word, Excel, PDF, luego pueden ser impresas.
Elegir una solución de agenda compartida
Si utiliza Outlook o Outlook Express, le será posible transferir su agenda personal y los datos asociados hacia la mayoría de soluciones de agenda compartida. Si utiliza Lotus Note y otros programas de mensajeria menos conocidos, verifique que el programa que elija sea compatible u opte por un sistema que funcione en modo ASP como
Calendae
Otras soluciones de agenda compartida:
De acuerdo a sus necesidades en cuestión de movilidad, verifique la compatibilidad con las palms, pocket PC y teléfonos GPRS. Si la movilidad es muy importante para usted, entonces deberá preferir algunas soluciones como
OsaSync PRO
Instalar la agenda compartida
Si su agenda compartida no requiere un servidor:
Tan solo hay que instalar el programa para compartir la agenda en todos los PCs, luego hay que realizar una sincronización entre los PCs, desde su programa de correo electrónico.
Si su agenda compartida requiere un servidor:
La instalación requiere que se tengan conocimientos en redes informáticas. Solicite a un entendido en informática o a un proveedor de servicios especializados que efectúe la instalación.
Posibilidades y opciones de la agenda compartida
- envío automático de correo que le avisan si ha sido añadido, modificado o eliminado una reunión u otro evento en la agenda compartida.
- planificación automática de eventos frecuentes
- notificación de los equipos relacionados a un evento (automóviles, salas…)
- motor de búsqueda integrado para buscar en los archivos o eventos próximos
- impresión de los plannings: diario, semanal o mensual
- posibilidad de ocultar las reuniones o los contactos personales
- creación de eventos comunes en varias agendas
Hacer que se adopte esta herramienta de trabajo
El empleo de una agenda compartida no requiere que se dé una formación en particular. La interfaz de una agenda compartida contiene solo algunos botones adicionales a la interfaz de una agenda clásica: botones que permiten crear reuniones comunes con los otros usuarios de la agenda, enviar contactos o información relacionada a las tareas por realizar.
No es necesario dar un curso de formación para utilizar la agenda compartida, tan solo incitar a sus empleados a utilizar esta herramienta en vez de la agenda de papel.
Las otras herramientas colaborativas en la empresa
Dentro de la misma idea de compartir la información, reactividad y eficiencia, existen otras herramientas colaborativas para las empresas:
- [ El wiki en la empresa]
- La libreta de direcciones compartidas
- Powerpoint compartido
PD: El
artículo original fue escrito por josephine33, contribuidor de
CommentCaMarche 
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