El spam es el envío de correo no solicitado en grandes cantidades a través de Internet. Las cuentas de correo en las empresas son vulnerables a la difusión de estos correos basura. El spam tiene consecuencias directas sobre la actividad y la productividad de las empresas. Sin embargo, existen métodos para combatir el spam en el ámbito profesional.

Spam o correo basura: el riesgo para la empresa

La difusión del spam en las cuentas de correo profesionales repercute seriamente en la actividad de la empresa. Si ésta dispone de un sitio Web, probablemente los empleados dispondrán de una cuenta de correo de tipo: nombre.apellido@empresa.com. En este caso, el riesgo de difusión del spam es mayor, con las siguientes consecuencias:

-Pérdida de tiempo de los empleados en la selección y eliminación del spam.
-Riesgo para la estabilidad de la red: posible difusión de virus, gusanos, etc.
-Consumo inútil de espacio en cada PC.
-Gasto en combatir el spam (programas, reparación de PCs, etc.)

Prevenir la difusión de spam en la empresa

La prevención es la mejor defensa contra el spam y puede estar complementada con la instalación de programas y filtros anti-spam. Ver nuestro articulo dedicado a los métodos utilizados por los spammers para conseguir direcciones de correo.

Definir reglas de uso del correo en la empresa

Las cuentas de correo de las empresas son particularmente vulnerables puesto que varios usuarios comparten el mismo nombre de dominio (@empresa.com), debido a esto la difusión horizontal del spam entre los empleados es mayor. Por lo tanto es muy importante definir reglas para el uso del correo en la empresa:
-Restringir el uso del correo dentro de la empresa a un uso estrictamente profesional (evitar la transferencia de cadenas de correo a los contactos. Ejemplo: “Comparte este email con tus amigos…”, evitar las inscripciones a newsletters, foros de discusión).
-Para el envío de correos con copias (dirigidos a varios destinatarios a la vez): utilizar el campo “CCO: copia de carbón oculta”. Esto evita dar a conocer los correos de las personas a quienes se envían una copia. Si se cree conveniente se puede escribir en el cuerpo del mensaje: “correo enviado con copia”.
-Promover el uso de las cuentas de correo personal (por ejemplo: seudo@hotmail.com) para operaciones ajenas a la actividad de la empresa (pago por Internet, participación en foros).

Limitar la difusión del spam utilizando un programa de mensajeria (por ejemplo: Outlook Express)

Se pueden usar programas de mensajeria para revisar los emails de una cuenta de correo perteneciente a la empresa o a una cuenta clásica (Yahoo, Hotmail). Estos programas están dotados de filtros anti-spam instalados por defecto. A continuación veremos ciertas recomendaciones para Outlook Express 2007.

• Verificar los correos transferidos a la carpeta “spam”. Esto es necesario, ya que se pueden encontrar algunos correos legítimos. Entonces habrá que “marcarlos como no spam”.
• Bloquear las imágenes codificadas en html, que aparecen frecuentemente bajo la forma de una página Web. La opción está instalada por defecto. Pero podemos desbloquearla cuando creamos conveniente.
• Escanear los archivos adjuntos. Si se tiene alguna duda sobre el origen de un archivo adjunto (documento Word, imagen, diapositiva), es posible analizarla con un antivirus (por ejemplo: Mac Affee) instalado en nuestro PC. Par esto, la opción “análisis de emails” debe estar seleccionada en el antivirus. Luego podremos analizar el archivo adjunto antes de abrirlo o descargarlo al PC.
• Identificar las cuentas de correo profesional falsas. Algunos spam aparentan ser emails profesionales, con títulos aparentemente fiables. Por ejemplo: usuario@teachers.org. Consultar esta lista exhaustiva para identificarlos
• Desactivar la confirmación de recepción del mensaje
  • En Outlook Express, ir a Herramientas > Opciones
  • En la ventana que aparece hacer clic en Opciones de correo electrónico
  • Luego hacer clic en Opciones de seguimiento
  • En la ventana que aparece se lee “Utilice estas opciones para comprobar la fecha y la hora en las que el destinatario recibió el mensaje”. Marcar la opción No enviar nunca una respuesta y hacer clic en Aceptar.

Los programas y servidores profesionales para combatir el spam

Existen soluciones que permiten reforzar la lucha contra el spam. Algunas son gratuitas y otras de pago.

• Los filtros anti-spam privados

Integrados a Outlook Express u otros programas de mensajeria, estos protegen contra los peligros relacionados al spam. Por ejemplo: usurpación de identidad (ver el articulo dedicado al Phishing). También permiten excluir correos electrónicos de acuerdo a diferentes criterios (idioma utilizado en los correos, nombres de dominio de los correos, etc.).

-Ejemplo de programa: SPAMfighter (gratuito)

• Los servidores de mensajeria profesionales

Si la red de nuestra empresa cuenta con muchos PC, podemos instalar un servidor de mensajeria gratuito o de pago (ver más adelante). La configuración del servidor puede ser confiada al administrador de la red de la empresa.

Ventaja: los servidores de mensajeria permiten seleccionar y proteger la recepción de correos en las cuentas de correo. Esta solución de filtro es más precisa y las funcionalidades para la selección mas avanzadas.

-Servidores de mensajeria para Windows:
-HmailServer (gratuito)
-Softalk Mail Server

PD: El artículo original fue escrito por zora3, contribuidor de CommentCaMarche