Google dispone de diversas herramientas para facilitar el trabajo colaborativo en la empresa: grupos de discusión, redes sociales profesionales, documentos compartidos…
¿Qué herramientas de Google utilizar para la actividad profesional? ¿Dónde encontrarlas y cómo utilizarlas para aumentar la eficiencia de su trabajo y el de sus colaboradores?

Google Docs: optimizar el trabajo colaborativo en la empresa

Si varias personas deben trabajar en un mismo documento al mismo tiempo, Google Docs es una buena alternativa.

Word y Excel no son adaptados a esta situación, ya que en estos sólo una persona puede modificar el documento, y las otras únicamente pueden visualizarlo en modo lectura sin poder efectuar modificaciones.

Las funcionalidades de Google Docs:

• crear documentos en línea, directamente en Google Docs. Incluye las principales funcionalidades de Word, Excel y PowerPoint.
• importar ficheros de su PC a su espacio Google Docs y a la inversa.
• compartir cualquier tipo de documentos: documentos de trabajo, listas de tareas, presentaciones…La mayoría de los principales formatos son aceptados: doc, xls, odt, ods, rtf, csv, ppt
• controlar el acceso a documentos: puede elegir diferentes niveles de acceso a sus colaboradores y clientes (solo lectura o editar)
• acceder a Google Docs desde cualquier PC. Ideal para el teletrabajo.
• clasificar sus herramientas de manera personal, independientemente de la clasificación de los colaboradores que utilizan el mismo documento.
• publicar documentos en línea, en su blog profesional por ejemplo, para que estén disponible para todos.

Cómo utilizar Google Docs

• Es necesario tener una cuenta Gmail, si no la tiene: Cree una cuenta Gmail
• Ingrese a su cuenta Gmail
• Haga clic en Docs situado en la parte superior izquierda
• Cree o suba sus documentos
• Para compartir sus documentos: seleccione el documento que desea compartir, haga clic en “Compartir”, ingrese la dirección de correo de los usuarios con quienes compartirá el documento, indique si estos podrán editar (Para editar) o únicamente ver el documento (Para ver)

Los usuarios únicamente tendrán que hacer clic en el vínculo recibido por email para acceder al documento.

Orkut: crear en línea una red social profesional

Leer: las redes sociales profesionales, ventajas, desventajas y funcionalidades.

Cómo utilizar Orkut:

• Entre a la página de Orkut
• Conéctese con su cuenta de Gmail
• Rellene su perfil
• Acepte las condiciones de uso
• Importe sus contactos desde su cuenta Gmail
• Cree nuevas relaciones en Orkut

Si bien es cierto que Orkut presta un servicio de calidad, esta red social ha tenido solo un éxito moderado, solo 18% de sus usuarios lo usan para la actividad profesional. Debido a que Orkut no es muy frecuentado, la probabilidad de encontrar colaboradores o clientes potenciales es menor que en las redes con mayor frecuentación y especializadas como Viadeo o Linked In.

Lo que diferencia a Orkut de las otras redes sociales, es su sistema de reclutamiento por invitación: únicamente podrá contactar a otros miembros si es invitado por un miembro. Al hacer como si fuera un “club privado”, este sistema de reclutamiento contribuye a la calidad de la comunidad Orkut.

Google Grupos: participar en un foro

Si se comunica regularmente por email con un mismo grupo de personas dentro de su actividad profesional, la herramienta Google Grupos puede interesarle. Contrariamente a Google Talk, la mensajeria instantánea de Google, las discusiones se efectúan en diferido.

Para utilizar Google Grupos, basta con conectarse a los Grupos de Google utilizando simplemente su dirección Gmail.

Dos posibilidades para utilizar Google Grupos:

• Participar en un grupo de debate existente

En un grupo de debate constituido por personas de su sector profesional, su región, antiguos trabajos, escuelas, para encontrar o compartir información, actualidades que le pueda interesar e interesar a los demás.
Para encontrar un grupo de su interés, existen varios criterios de selección: idioma, tema, región, número de mensajes posteados por mes, numero de miembros del grupo. Luego participe del debate después de haber sido invitado previamente si se trata de un grupo privado.

• Cree su propio grupo de debate

Un grupo al que accederán únicamente las personas que invite: clientes, futuros clientes, colaboradores.

Otras herramientas equivalentes

Si no es fanático de Google, aquí tiene otras herramientas equivalentes:
Herramientas de Google --> Otras herramientas
Google grupos --> Newsgroups Usenet, foros en Internet
Orkut --> Linked In, Viadeo, Factbook
Google Docs --> Wikis

El artículo original fue escrito por zora3, contribuidor de CommentCaMarche